Với bản tính cần mẫn, chịu khó cùng với ước mơ được làm việc với máy vi tính nên sau khi tốt nghiệp Đại học chuyên ngành ngoại ngữ kinh doanh chị Nguyễn Thùy Trang, sinh năm 1987 đã chuyển hướng theo học chuyên ngành văn thư lưu trữ tại trường Trung cấp Hồng Hà.
Là người có vóc dáng nhỏ nhắn, mái tóc ngang vai gọn gàng và dáng đi nhanh thoăn thoắt, cô nhân viên văn thư bé nhỏ của trường mầm non Chim Én luôn gây được ấn tượng cho người tiếp xúc lần đầu bởi sự nhẹ nhàng và lịch sự.
Trong căn phòng nhỏ tại tẩng 1 tổ hành chính văn phòng trường mầm non Chim Én, vừa thoăn thoắt rà soát công văn, ghi chép vào sổ, chị Nguyễn Thùy Trang, nhân viên văn thư vừa kể cho tôi về những chuyện vui buồn của nghề mình. “Ở bộ phận văn thư này tưởng nhàn nhưng công việc cứ nối tiếp ngày qua ngày, tưởng là nhàm chán lặp lại nhưng thực tế không phải như vậy. Lúc cần nhanh gọn thì tốc hành thời gian tính theo phút, lúc tĩnh lặng và thật sự cẩn mật thì lại chỉn chu theo từng từ từng ngữ. Công việc cứ liên tục như vậy, chẳng có thời gian mà buồn”.
Trong suy nghĩ của nhiều người, nhân viên văn thư - lưu trữ là người làm công việc “bàn giấy”, rất nhẹ nhàng, đơn giản như đóng dấu, nhận và cấp phát công văn, bưu phẩm, quản lý lưu trữ bảo mật tài liệu trong kho, tủ… Thế nhưng, công việc văn thư, lưu trữ được ví von “bận như con mọn”, phải rất yêu nghề, chịu khó và đôi lúc phải “hy sinh” mới làm tốt được các nhiệm vụ được giao. Ai đã từng vào kho lưu trữ trữ mới thấy được độ kiên nhẫn của các cán bộ văn thư. Họ không chỉ xử lý các công văn, giấy tờ đi đến trong ngày mà còn phải thường xuyên lên kiểm tra kho lưu trữ để xem có gì bất chắc, phát sinh như vấn đề ẩm mốc, mối mọt, chuột gặm nhấm tài liệu… Chưa kể, thời tiết ở miền Bắc thuộc khí hậu nóng ẩm và nồm nên rất dễ ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ, lưu trữ các tài liệu bằng bản giấy.
Chị Trang tỉ mỉ cẩn thận khi kiểm tra hồ sơ, sổ sách
Công việc bận rộn là vậy nhưng nhìn vào những chồng hồ sơ công văn, giấy tờ được chị sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp thì chúng ta đã phần nào hiểu được tính cách những người làm công tác văn thư, lưu trữ. Đó là những người đã tự rèn luyện cho bản thân tính cẩn trọng, tỉ mỉ, cần mẫn và khoa học. Họ phải phân chia hợp lý cho phần việc nào làm trước, việc nào làm sau, nhất là những công văn mang tính “khẩn” phải nhanh chóng giải quyết kịp thời, đúng hạn theo chỉ đạo của cấp trên. Vì thế, việc lưu trữ hồ sơ giấy tờ được chị Trang luôn tuân thủ nhất quán phương châm "Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra".
Chia sẻ về công việc được giao, chị Trang cho biết: “Là nhân viên văn thư trước hết phải có trình độ chuyên môn giỏi và lòng yêu nghề. Đặc thù công việc liên quan đến quản lý công văn, tài liệu và soạn thảo văn bản, do đó đòi hỏi nhân viên văn thư nắm chắc chuyên môn, nghiệp vụ, như nguyên tắc công tác bảo mật, quy trình soạn thảo văn bản phải có tính cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác, rõ ràng và phương pháp làm việc khoa học”. Với suy nghĩ đó, chị Trang luôn trăn trở và tự tìm tòi, nghiên cứu kiến thức học ở trường để vận dụng phù hợp vào đặc điểm, tình hình, nhiệm vụ đơn vị. Bên cạnh đó, chị còn chủ động học tập thông qua sách báo, Internet và học ở đồng nghiệp.
Hơn 13 năm làm công tác văn thư lưu trữ, chị Trang đã tham mưu cho nhà trường nhiều văn bản, bảo đảm tốt công tác hành chính, công tác văn thư lưu trữ tài liệu của nhà trường. Ngoài ra, chị Trang cũng thực hiện tốt công tác truyển, nhận công văn đi, đến kịp thời, đúng theo quy định, bảo đảm an toàn trong sử dụng và quản lý con dấu của nhà trường...
Công việc văn thư trường học tưởng nhẹ nhàng nhưng lại rất nhiều việc, có những lúc chị em đồng nghiệp trả hết trẻ chào nhau ra về nhưng chị Trang vẫn phải ngồi lại làm nốt công việc đang dở cho xong để ngày hôm sau kịp chuyển văn bản đi báo cáo. Có những ngày cô nhân viên văn thư “bé nhỏ” có nhiều việc phải ngồi lại trường đến 19h00 - 20h00 mới về nhưng cô vẫn luôn nở nụ cười với những việc mình làm cống hiến vì nhà trường.
Sau nhiều năm gắn bó với nghề, chị chia sẻ: “Ai cũng nghĩ nghề văn thư đơn điệu, nhàm chán với những việc cứ giống nhau đều đặn hàng ngày. Thế nhưng, đối với tôi, công việc này luôn giúp tôi cảm nhận được năng lượng tích cực từ chính những con người tôi gặp và tiếp xúc hàng ngày. Bên cạnh đó giúp cho các đồng nghiệp giải quyết và xử lý nhanh công văn, công việc văn thư, lưu trữ cho tôi niềm vui bởi bản thân hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, để từ đó càng cảm thấy gắn bó với công tác này - nghề mà tôi đã chọn".
Ở chị Trang, sự yêu nghề chính là lòng tận tụy, dành hết cả tuổi trẻ nhiệt huyết cho công việc. Chúc chị luôn hạnh phúc, tìm được niềm vui trong công việc và có nhiều sức khỏe để gặt hái những thành công trong công tác của mình